Calculer votre régularisation annuelle des charges
Renseignez le montant de votre provision mensuelle, le nombre de mois où vous l'avez versée, et le total des charges réelles facturé par le bailleur. Le calculateur déduit instantanément si vous avez payé trop (remboursement à attendre) ou pas assez (complément à régler).
Calcul indicatif sur la base de l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989. La régularisation officielle se fonde sur les pièces justificatives transmises par le bailleur (factures, devis, contrats d'entretien) que le locataire peut consulter pendant 6 mois à compter de la demande de régularisation.
Charges récupérables ou non : la frontière fixée par décret
Le décret n° 87-713 du 26 août 1987 dresse la liste limitative des charges que le bailleur peut récupérer auprès du locataire. Toute dépense qui n'y figure pas reste définitivement à la charge du bailleur, même si elle est mentionnée dans le bail.
À la charge du locataire
- Eau et chauffage collectif (consommation + entretien)
- Électricité des parties communes
- Entretien de l'ascenseur (hors travaux structurels)
- Salaires d'entretien du gardien (75 % maximum)
- Espaces verts, déneigement, voies de circulation
- Taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM)
À la charge du bailleur
- Gros travaux (ravalement, étanchéité, isolation) — Code civil article 606
- Honoraires d'agence et de syndic pour la gestion
- Taxe foncière (sauf TEOM, voir colonne gauche)
- Salaire du gardien hors fonctions d'entretien
- Travaux d'amélioration (nouvel ascenseur, PMR)
- Assurances PNO et franchises de sinistres
Si le gardien assure à la fois l'entretien et le tri des ordures ménagères, le bailleur peut récupérer 75 % de son salaire et de ses charges. S'il n'assure que l'un des deux services, la récupération tombe à 40 %. Au-delà, c'est au bailleur de prendre en charge. Cette règle vient de l'arrêté du 26 août 1987 et reste constante depuis.
Les 8 catégories de charges récupérables, en détail
Le décret de 1987 organise les charges récupérables en huit grandes catégories. Pour chacune, le bailleur ne peut facturer que les frais effectivement engagés, justifiés par des factures ou contrats d'entretien que le locataire peut consulter sur demande pendant 6 mois.
| Catégorie | Détail des charges récupérables |
|---|---|
| Ascenseur et monte-charge | Électricité de fonctionnement, contrats d'entretien, petits travaux courants, fournitures (huile, ampoules) |
| Eau froide et chaude collective | Consommation des parties communes et des logements (si compteur collectif), entretien des installations |
| Chauffage collectif | Combustible (gaz, fioul), entretien chaudière, ramonage, frais de relevés individuels |
| Parties communes intérieures | Électricité (éclairage, hall), produits d'entretien, fournitures de nettoyage, salaires partiels du gardien |
| Parties communes extérieures | Espaces verts, allées, voies de circulation, déneigement, entretien éclairage extérieur |
| Taxe d'enlèvement des ordures ménagères | TEOM facturable intégralement au locataire (annexée à la taxe foncière du bailleur) |
| Menus travaux | Joints, ampoules, robinets de puisage, nettoyage des terrasses ouvertes au public |
| Redevances annexes | Balayage des trottoirs, désinfection, redevance assainissement (selon convention locale) |
Les charges que le bailleur ne peut pas refacturer
À l'inverse, certaines dépenses restent définitivement à la charge du bailleur, même si le bail mentionne le contraire (la clause serait alors réputée non écrite). En cas de doute, le critère est simple : si la dépense n'est pas listée dans le décret de 1987, elle est non récupérable.
| Catégorie | Détail |
|---|---|
| Gros travaux | Ravalement de façade, étanchéité toiture, remplacement chaudière, ascenseur — Code civil article 606 |
| Honoraires de gestion | Frais d'agence pour la gestion du bien, syndic de copropriété (part bailleur) |
| Taxe foncière | Sauf TEOM qui est récupérable en intégralité auprès du locataire |
| Salaire complet du gardien | Seules les fonctions d'entretien sont récupérables à 75 %, jamais la totalité |
| Travaux d'amélioration | Installation d'un nouvel ascenseur, mise en accessibilité PMR, isolation phonique |
| Sinistres et assurances | Assurance propriétaire non occupant (PNO), franchises de sinistres |
Les chiffres-clés sur les charges locatives
Quatre repères encadrent la gestion des charges et de leur régularisation. La loi ALUR de 2014 a divisé par deux le délai de prescription pour responsabiliser les bailleurs sur les régularisations tardives.
Comment fonctionne la régularisation annuelle des charges
La régularisation est une obligation annuelle du bailleur (sauf forfait pour les meublés et colocations post-2014). Elle suit une procédure encadrée par l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989.
Versement des provisions mensuelles
Le locataire verse chaque mois (ou trimestre) une provision de charges indiquée dans le bail. Le montant doit être justifié par les dépenses de l'année précédente — il ne peut pas être fixé arbitrairement par le bailleur.
Envoi du décompte par le bailleur (1 mois avant)
Au moins un mois avant la régularisation, le bailleur transmet au locataire un décompte détaillé par nature de charges. Pour les immeubles collectifs, il indique aussi le mode de répartition entre logements.
Consultation des pièces justificatives
Pendant 6 mois à compter de la demande, le locataire peut exiger de voir les factures, devis et contrats d'entretien qui justifient le décompte. Le bailleur ne peut pas refuser cette consultation.
Régularisation : trop-perçu ou complément
Si les provisions versées dépassent les charges réelles, le bailleur rembourse la différence (souvent déduite du loyer suivant). Si elles sont insuffisantes, le locataire règle le complément. Cette étape peut être étalée en accord avec le bailleur.
Depuis la loi ALUR du 24 mars 2014, le bailleur ne peut plus réclamer les charges locatives au-delà de 3 ans (contre 5 ans avant). À l'inverse, le locataire dispose toujours de 5 ans pour récupérer des charges payées à tort (article 2224 du Code civil). En cas de régularisation tardive, vérifiez systématiquement la date des dépenses : celles antérieures à 3 ans sont inopposables.
Contester un décompte de charges : la marche à suivre
En cas de désaccord sur le montant ou la nature des charges, deux situations cohabitent : le locataire conteste des charges qu'il juge excessives ou non récupérables, ou le bailleur réclame un complément de charges contesté. Dans les deux cas, la procédure amiable précède toujours la voie judiciaire.
Demande de justificatifs au bailleur
Étape obligatoire avant tout recours. Adressez une lettre simple au bailleur en demandant la consultation des factures originales. Le bailleur dispose d'un délai raisonnable (15 à 30 jours) pour les présenter sur place ou par copie.
Mise en demeure par lettre recommandée
Si les justificatifs sont absents ou ne couvrent pas l'intégralité des charges réclamées, envoyez une LRAR en demandant la régularisation ou le remboursement avec mise en demeure formelle. Cette étape conditionne tous les recours suivants.
Commission départementale de conciliation
Saisine gratuite de la CDC du département du logement. Compétente sur les litiges liés aux charges, à la régularisation et aux retenues sur dépôt de garantie. Avis sous 2 à 4 mois.
Tribunal judiciaire — juge des contentieux de la protection
Compétent sans plafond pour tous les litiges locatifs. Procédure simplifiée, sans avocat obligatoire. Délai de 6 à 12 mois. Le juge peut imposer la restitution + dommages-intérêts en cas de mauvaise foi avérée.
Le forfait de charges : pour les meublés et colocations uniquement
Depuis la loi ALUR du 24 mars 2014, les baux meublés et colocations peuvent prévoir un forfait de charges : un montant fixe, intégré au loyer, sans régularisation annuelle. Ce mode simplifie la gestion mais impose un montant fixé d'avance, qui ne peut être ni manifestement sous-évalué (pour le locataire) ni manifestement excessif (pour le bailleur).
En location vide, le forfait reste interdit : le système de provisions + régularisation annuelle s'applique obligatoirement. Le bailleur qui imposerait un forfait dans un bail vide se verrait opposer la nullité de cette clause devant le juge.
Le forfait présente un avantage majeur pour les contrats courts (étudiants, mutations, sous-locations partielles) où la régularisation aurait peu de sens. Il évite aussi les contestations sur le montant exact des dépenses, mais oblige le bailleur à anticiper avec précision les coûts de l'année à venir.
Réduire vos charges en agissant sur l'énergie
L'électricité, le gaz et le chauffage individuel pèsent souvent pour la moitié des charges totales d'un logement. Si vous payez votre énergie séparément (compteur individuel), le changement de fournisseur peut faire baisser la facture de 100 à 300 € par an sans aucun travail dans le logement. Sur les logements classés F ou G au DPE, la consommation théorique grimpe à plus de 330 kWh/m²/an : le levier énergie devient alors décisif. Pour un nouveau locataire, pensez à ouvrir le compteur à votre nom dès la mise en service du contrat pour éviter la facturation au tarif provisoire du précédent occupant.
Annonce — Selectra, service gratuit d'accompagnement au déménagement énergie. Appel non surtaxé.
Tout ce qu'on nous demande sur les charges locatives
Les provisions sont des versements mensuels ou trimestriels suivis d'une régularisation annuelle en fonction des dépenses réelles : c'est le mode standard, obligatoire en location vide. Le forfait est un montant fixe sans régularisation, autorisé uniquement en location meublée ou en colocation depuis la loi ALUR de 2014.
Non, la taxe foncière reste intégralement à la charge du bailleur. Exception : la taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM), annexée à la taxe foncière, est récupérable à 100 % auprès du locataire. Le bailleur doit alors fournir la copie de l'avis d'imposition pour justifier le montant exact.
Depuis la loi ALUR du 24 mars 2014, le délai de prescription est de 3 ans. Avant cette date, il était de 5 ans. À l'inverse, le locataire dispose toujours de 5 ans pour récupérer des charges payées indûment (article 2224 du Code civil). Au-delà, les actions sont irrecevables.
Le décompte annuel est obligatoire (article 23 de la loi du 6 juillet 1989). En son absence, envoyez une lettre recommandée au bailleur en demandant la régularisation et la transmission des pièces justificatives. Sans réponse sous 30 jours, vous pouvez saisir gratuitement la commission départementale de conciliation, puis le tribunal judiciaire si nécessaire.
Non. Le décret de 1987 prévoit une récupération de 75 % du salaire si le gardien assure à la fois l'entretien des parties communes et le traitement des ordures ménagères. Si une seule de ces deux missions est assurée, la récupération tombe à 40 %. Aucune autre fraction de salaire (gardiennage, accueil, surveillance) ne peut être refacturée.
Si vous avez un compteur individuel pour l'électricité ou le gaz (cas le plus fréquent), comparez les offres : l'écart entre le tarif réglementé et l'offre la moins chère du marché atteint souvent 100 à 300 € par an. La résiliation est gratuite, sans préavis. Selectra prend en charge comparaison + souscription en un seul appel au 09 74 59 43 80.
